Respalda la información de tu empresa

y ten siempre a la mano ese importante recurso de tu negocio

Si tienes archivos con tu información de cuentas por cobrar, listas de tus clientes, cotizaciones y otros documentos almacenados en tu computadora, entonces tienes un activo invaluable depositado en ella.

La información como recurso imprescindible de una empresa, debe estar siempre disponible para las actividades de tu negocio. Para ello, aquí les recomiendo estos sencillos pasos para realizar respaldos de su información.

1.- Concentra y clasifica tu información. Una forma muy sencilla de hacer esto es guardar toda tu información en una sola carpeta principal, por ejemplo en Mis documentos. A partir de ahí puedes crear sub carpetas para organizar toda la información. Crea las carpetas necesarias y apóyate escribiendo un índice para saber dónde pones cada archivo.

2.- Depura tus archivos. Elimina todos aquellos archivos que ya son obsoletos: documentos recibidos que ya no utilizas, elementos repetidos y versiones anteriores de trabajos terminados son buenos candidatos para ser eliminados. Con ello estarás haciendo un respaldo sin archivos “basura” que a la larga te confundirán.

3.- Revisa el tamaño del total de tus archivos. Si el tamaño total de tu respaldo es menor a 700 megabytes entonces un CD bastará. En caso de supere esta cantidad, sería conveniente almacenarlo en un DVD que tiene capacidad para 5.4 megabytes. Si la cantidad es mayor, divide tu respaldo para almacenarlo en varios DVD.

4.- Respaldo inicial y depuración. Has el primer respaldo de tu información. Si tienes archivos que no volverás a utilizar en mucho tiempo puedes eliminarlos de tu PC para liberar espacio en disco duro. Por cada disco creado, has un documento índice de las carpetas y sus archivos. Además es conveniente poner la fecha del respaldo en la carátula del disco.

5.- Has respaldos periódicos. Depende de la cantidad de cambios importantes en tus archivos así como de la velocidad con que se generen documentos nuevos. Una buena idea es calendarizar tus respaldos para cada fin de mes o cada quincena en caso de ser necesario.

6.- Escoge entre respaldo incremental o total. En respaldo incremental incluye sólo los archivos modificados o creados después del último respaldo. En cambio, un respaldo total incluirá todo el conjunto de archivos, incluso los que ya fueron respaldados. Si generas muchos archivos en corto tiempo o bien el tamaño de los archivos es considerable escoge un respaldo incremental. En caso contrario, un respaldo total es la mejor opción.

7.- Selecciona el lugar para poner tus discos. Recuerda que la finalidad del respaldo es tener a la mano una copia de tu información importante ante cualquier eventualidad que suceda en tu equipo de cómputo. Por ello, pon especial atención en dónde guardas tus discos y asegúrate de recordarlo. Finalmente en caso de ser necesario limita el acceso a personas ajenas. Tu información es uno de los principales activos de tu empresa.

Por último, recuerda que puedes contar con el apoyo necesario al contratar empresas dedicadas a esta y otras actividades más, permitiéndote seguir enfocado en tu negocio. En  www.cecenadiaz.com/serviciosPYME te brindamos soluciones con calidad de servicio, ética profesional y amplios conocimientos técnicos.

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